משרדו של הנוטריון

החקיקה מגדירה את סידורי האבטחה במשרדו של הנוטריון,
במטרה להבטיח את תקינות האישורים השמורים למשך 7 שנים

תקנות הנוטריונים : משרדו של הנוטריון

26. (א) נוטריון יודיע למנהל הכללי של משרד המשפטים עם תחילת כהונתו על מען משרדו, וכן יודיע לו על כל שינוי מען כאמור בסמוך למועד שבו חל השינוי.
(ב) נוטריון ישמור את חותמו ואת העותקים שעליו לשמרם לפי תקנות אלה על נספחיהם ואת הפנקסים והכרטסות שעליו לנהלם לפי תקנות אלה – במשרדו, ולא יוציאם ממשרדו אלא כדי לערוך בעותקים העתק צילומי כאמור בתקנה 22 או אם נדרש לעשות כן על פי דין על ידי בית משפט או רשות אחרת; נוטריון ידאג לכך שמה שהוצא ממשרדו כאמור הן על פי תקנה זו והן עקב תפיסה על ידי בית משפט או רשות אחרת, יוחזר למשרדו כאשר לא יהא עוד דרוש לבית המשפט או לרשות כאמור.
(ג) נוטריון ינהל פנקס ובו ירשום כל פנקס, כרטסת או חלק מהם וכן כל מסמך שהוצאו ממשרדו, את בית המשפט, הרשות או האדם האחר שלהם נמסרו, את מספר התיק של בית המשפט או של הרשות כאמור, את מועד מסירתם ואת מועד החזרתם.
(ד) נוטריון ישמור את חותמו, את המסמכים, הכרטסות והפנקסים שחלה עליהם תקנת משנה (ב) בנפרד ממסמכים אחרים המצויים במשרדו ובאופן אשר יגן עליהם מפני נזק, שינוי או שימוש בלתי מורשה ואשר יבטיח את סודיות המסמכים.
(ה) נוטריון יעשה סידורים סבירים בנסיבות הענין כדי לשמור על משרדו בפני סכנת שריפה, נזקי מים ופריצה; נוכח המנהל הכללי של משרד המשפטים, הן על פי דין וחשבון של מבקר והן בדרך אחרת שסידורים אלה בלתי מספיקים, רשאי הוא בהוראה לנוטריון לפרט את הצעדים שעליו לנקטם כדי להבטיח את שמירתו הנאותה של משרדו בפני סכנות אלה, ועל הנוטריון לקיים הוראות אלה.

תקנות הנוטריונים, סעיף 26

תקנות הנוטריונים : שמירה ותיוק

22. (א) נוטריון ישמור בידיו לתקופה של שבע שנים עותק אחד של כל אחד מאישוריו שלו יצורף -מלבד המסמכים שעליו לצרפם לפי הוראות אחרות של תקנות אלה -עותק אחד של המסמך שלגביו ניתן האישור; היה אותו מסמך חתום על ידי אדם שניצב בפני הנוטריון אגב מתן האישור, ייחתם גם העותק שיישמר בידי הנוטריון, עלידי אותו אדם.

(ב) נוטריון יתן תוך זמן סביר בנסיבות הענין העתק מאושר על-ידיו של עותק שעליו לשמור לפי תקנה זו, על פי בקשתו של מי שביקש לערוך את המקור, של מי שחתום עליו, של מי שהוענקו לו זכויות על פיו, של חליפיהם של אלה או של מי שמוסמך כדין לדרוש את המצאתו של המקור, ולא יתן העתק מאושר כאמור לאחר; למטרה זו רשאי הנוטריון להוציא זמנית את העותק ולערוך בו צילום מחוץ למשרדו.

( ג) נבצר מנוטריון זמנית לקיים את האמור בתקנת משנה (ב), ידאג לכך שנוטריון אחר יאשר ויתן את ההעתקים המאושרים במקומו; שר המשפטים רשאי מטעמים מיוחדים לפטור את הנוטריון מקיום הוראה זו, אם ראה שאין בידיו של הנוטריון לקיימה.

תקנות הנוטריונים, סעיף 22

כיצד לפעול במקרה של משרד ראשי וסניפים?

שאלה:
היות ויש לי משרד עיקרי בככתובת א' ולעיתים מקבלת גם במשרד בביתי בכתובת ב', אני מעוניינת ששתי כתובותיי יופיעו, האם אפשרי לעשות שימוש באישור "אימות מחוץ למשרד" המאפשר לציין רק שם את 2 הכתובות, אך ללא חיוב בהוצאות נוספות כפי שמתבקש בהגדרה זו?? ושוב חשוב לי לציין 2 כתובות אלו במסמך אחד.

תשובת המחלקה לרישוי נוטריונים מיום 23/01/2019 התשובה מובאת כלשונה:
תקנה 26(ב) לתקנות הנוטריונים קובעת שאסור להוציא את החותם
והחותמת ממשרד הנוטריון. כאשר לנוטריון יש משרד ראשי וסניפים, מומלץ לפעול כדלקמן:
1.      את החותם, חותמת, פנקסים והעתקי האישורים עליו לשמור בארון במשרד הראשי ולא להוציאם מהמשרד.
2.      הנוטריון רשאי לערוך מסמכים בסניפים שלו, אולם את האישור הנוטריוני, הקשירה. החותם והרישום בפנקס עליו לעשות במשרדו הראשי.
3.    באישור הנוטריוני עליו לציין שמקום ההזדהות והחתימה של הלקוח היה בסניף.
4      במילוי האישור הנוטריוני, יש לשים לב לתאריכים במקרה שזיהוי הלקוח ועריכת האישור הנוטריוני לא נעשו באותו היום. במקרה כזה, מועד הזיהוי והחתימה של הלקוח על המסמך יהיה המועד בו התייצב הלקוח בסניף ומועד עריכת האישור הנוטריוני יהיה המועד בו הנוטריון ערך את האישור הנוטריוני במשרד הראשי.
5.      השכר יהיה שכר רגיל ללא תוספת של שהייה מחוץ למשרד כיוון שמדובר בעבודה בסניף משרדו של הנוטריון.
מובהר בזאת, שעל הסניף של המשרד לעמוד בכללי לשכת עורכי הדין באשר לסניף של משרד.

תקנות הנוטריונים, סעיף 26