הנחיות ללקוחות נוטריונט ומידע לצוות התמיכה של Personal-ID
למחוק אישור תקול
בדיקת רשיון תוכנה
בדיקת נספחים
אתחול המחשב והכרטיס
נסיון חתימה נוסף
בדיקת הגנות מותקנות ופניה לתמיכה
צוות התמיכה של PID
שכר מחוץ למשרד
בהתאם לתקנה 9 ב' לתקנות השכר, כאשר לקוחות שונים חותמים על אותו מסמך מחוץ למשרד, על כל לקוח.ה לשלם באופן שווה את החלק היחסי של שכר הנוטריון מחוץ למשרד.
בהתאם לתקנה 9ב לתקנות השכר, כאשר לקוחות שונים חותמים מחוץ למשרד על מסמכים שונים באותו מעמד, על כל לקוח.ה לשלם באופן שווה את החלק היחסי של שכר הנוטריון מחוץ למשרד, ללא תלות בשכר הנוטריון עבור כל פעולה ופעולה.
לדוגמא: על הנוטריון להחתים מחוץ למשרד רוכשי דירות במשרדי החברה המשכנת:
על כל רוכש.ת לשלם באופן אינדיבידואלי שכר נוטריון בגין אימות החתימה, אך כל הרוכשים יתחלקו באופן שווה בשכר מחוץ למשרד.
» יש להדפיס את ההנחיות לביצוע האישורים: הדפיסו את ההנחיות כאן
אי-גביית שכר
על פי התקנות, אי גביית שכר מותרת רק כאשר הלקוחות מציגים מסמך המאשר את היותם נזקקים / עולים חדשים / תושבים חוזרים.
יש לפעול כך:
1. לדלג על חישוב השכר במחשבון;
3. לעדכן את שדות השכר בטופס הנוטריוני (בסעיף פרטי האישור) ל-0 ;
4. לציין בשדה הערות את הסיבה לאי גביית שכר
במקרה של טעות קולמוס או אחרת של הנוטריון, יש לבטל את האישור הנוטריוני ולהכין חדש תחתיו. בגין האישור המתוקן אין לגבות שכר נוסף.
מידע והנחיות: כפתור "טיפול באישור שגוי" במשרד הנוטריון / ספר הנוטריון
שכר עבור פעולות נוספות
אין לגבות שכר עבור חתימת המתרגמ.ת על הצהרה, כאשר התרגום הוא חלק מאישור אימות חתימה / צוואה / הסכם ממון וכו' בשפה זרה.
התשלום עבור הצהרת מתרגם.ת ייגבה אך ורק באישור הצהרת מתרגם.
שאילתא מועדת הנוטריונים, מרץ 2014
האם מותר לנוטריון "לספוג" את עלות התרגום כאשר הוא זה שתירגם?
אין הוראה בחוק האוסרת על הנוטריון "לספוג" את עלות התרגום. התרגום בפועל של המסמך אינו פעולה נוטריונית מן המפורטות בסעיף 7 לחוק הנוטריונים, התשל"ו-1976.
עו"ד יוסף קמפר, יו"ר לשעבר של ועדת הנוטריונים בלשכת עוה"ד, ממליץ שלא לספוג את עלות התרגום. אולם כל עוד הנושא אינו מוסדר, "ספיגת" עלות התרגום נתונה לשיקול דעתו של הנוטריון.
אם הנוטריון התבקש.ה לערוך יפוי-כוח / צוואה / הסכם-ממון וכיו"ב, יש לגבות שכר טרחה נוסף על עריכת המסמך. בחשבונית יש לציין גם את שכר הנוטריון וגם את השכר עבור עריכת המסמך.
למידע על שכר טרחה מומלץ הקליקו:
כללי לשכת עוה"ד (תעריף מינימלי מומלץ)
תשלום עבור תרגום
שאילתא מועדת הנוטריונים, מרץ 2014
האם מותר לנוטריון "לספוג" את עלות התרגום כאשר הוא זה שתירגם?
אין הוראה בחוק האוסרת על הנוטריון "לספוג" את עלות התרגום. התרגום בפועל של המסמך אינו פעולה נוטריונית מן המפורטות בסעיף 7 לחוק הנוטריונים, התשל"ו-1976.
עו"ד יוסף קמפר, יו"ר לשעבר של ועדת הנוטריונים בלשכת עוה"ד, ממליץ שלא לספוג את עלות התרגום. אולם כל עוד הנושא אינו מוסדר, "ספיגת" עלות התרגום נתונה לשיקול דעתו של הנוטריון.
אם המסמך בתכנת Word:
מספר המילים מופיע ב'שורת המצב' התחתונה בתוכנת Word.
אם המסמך מגיע בתדפיס:
יש לספור את המילים באופן ידני.
אין לגבות שכר עבור הצהרת מתרגמ.ת, כאשר התרגום הוא חלק מאישור אימות חתימה / צוואה / הסכם ממון וכו' בשפה זרה.
התשלום עבור הצהרת מתרגם.ת ייגבה אך ורק באישור הצהרת מתרגם.
אישור דיגיטלי
יש להכין שני אישורים שונים כנדרש,
ולגבות שכר נפרד עבור כל אישור.
על החשבונית המשותפת יש לציין את שני האישורים, מספרם והשכר עבור כל אישור.
לאישור דיגיטלי אין עותקים, ולכן אין לחשב עותקים נוספים.
תניית פטור
המידע באתר נוטריונט מלווה במראי-מקום ונסמך על ציטוטים של המקור עצמו, מהחקיקה ומפרסומי הרגולטור.
בכל מקרה של טעות קולמוס או אחרת, האמור בחוק בלבד הוא שקובע. המידע באתר ניתן כשירות בלבד ואינו מהווה תחליף להנחיות הרגולטור ולהוראות החוק והתקנות. בכל מקרה, האחריות הכוללת לאישורים המופקים באתר היא של הנוטריון בלבד.
התייצבות, הזדהות, חתימה
על הלקוחות להזדהות בתעודה עדכנית (שהונפקה בעשור האחרון, שלא פג תוקפה).
להנחיות לאימות תעודת זהות ביומטרית, למניעת שימוש בתעודות מזויפות : הקליקו כאן
תקנה 8 לתקנות הנוטריונים:
שוכנע נוטריון שהניצב לפניו אינו יודע לחתום את שמו, יבוא, לענין תקנות אלה, במקום החתימה – טביעת האצבע שלו.
סעיף 16 לתקנות הנוטריונים: לאישור של נוטריון שאדם פלוני נמצא בחיים תצורף גם חתימתו של אותו אדם שניתנה בפני הנוטריון; אולם אם נבצר מאותו אדם לחתום, יציין הנוטריון עובדה זו והסיבה לכך באישורו.
אימות זהות בעסקאות מקרקעין יעשה בתעודת זהות או בדרכון בלבד; אין לאמת פעולות במקרקעין באמצעות רשיון נהיגה או תעודה אחרת.
בהתאם לחוק הנוטריונים, אין לבצע שום פעולה נוטריונית בהיוועדות חזותית.
בכל שאלה בנושא יש לפנות למחלקת נוטריונים
(קישורים ופרטי יצירת קשר במשרד הנוטריון).
בעקבות משבר הקורונה, הותר ביצוע תצהירים בפני עורך-דין בלבד באמצעות היוועדות חזותית. מידע רגולטורי בקישורים להלן:
» החלטת ועדת האתיקה הארצית (את/39/20)
אימות חתימה של עו"ד על גבי תצהיר בהיוועדות חזותית בישראל
» אימות חתימה של עו"ד על גבי תצהיר בהיוועדות חזותית בישראל – עדכון
לשכת עורכי הדין, 2021
» אימות דיגיטלי על ידי עורך דין : תנאי שימוש
מערך הדיגיטל הלאומי
בהתאם להחלטת מחלקת נוטריונים מספטמבר 2023, אין מגבלה בחוק הנוטריונים לפרק הזמן בין מועד האימות למועד האישור הנוטריוני, ומשכך אין להגביל את מועד עריכת האישור.
עם זאת, יש לציין בהערות את הסיבה לפערי הזמנים בין מועד ההתייצבות למועד הנפקת האישור (דרישת חובה).
בנוטריונט, ניתן להוסיף הערה זו בשדה הערות של ספר הנוטריון (לאחר הפקת האישור).
קטינים
לקוח שהתאלמן ביקש להתקשר בשמו ובשם ילדיו (הקטינים) בהסכם משכנתא עם בנק למשכתנאות. במסגרת המשכנתא התבקש הלקוח, ליתן בידי הבנק ייפוי כח והרשאה בלתי חוזרים לביצוע פעולות בזכויות במקרקעין שבבעלותו ובבעלות וילדיו (כיורשים טבעיים). לבקשת הבנק, על ייפוי צריך לחתום הלקוח וכן ילדיו הקטינים להם הוא שימש כאפוטרופוס טבעי… הקליקו כאן למידע המלא
4. (א) נתבקש נוטריון לערוך אישור על עשיית פעולה בפניו, יברר תחילה אם הניצב בפניו כשיר לעשייתה של הפעולה בבחינת גילו.
(ב) האמור בתעודת הזהות או בדרכון של הניצב בפניו או בתעודה ציבורית אחרת ישמש ראיה לדבר אם הניצב קטין או בגיר.
(ג) היתה הפעולה של קטין טעונה הסכמה או אישור לפי חוק הכשרות המשפטית והאפוטרופסות, תשכ"ב-1962, לא יתן הנוטריון את האישור אלא אם נתקיימה אחת מאלה:
(1) הוכח לו על ידי תעודה ציבורית שניתנו ההסכמה או האישור, לפי הענין;
(2) ההסכמה ניתנה בפניו במעמד עשיית הפעולה על ידי הקטין;
(3) הוסיף לנוסח אישורו הערה שהפעולה טעונה הסכמה או אישור כאמור;
הנוטריון יפרש את מתן ההסכמה או האישור לפעולה של קטין, אם ניתנו כאמור, בגוף האישור הנוטריוני, והם או העתק מאושר מהם יצורפו לעותק האישור הנוטריוני שיישמר בידי הנוטריון, זולת אם ניתנו בגוף המסמך שעליו חתם הקטין.
(ד) נוטריון לא יתן אישור על עשיית פעולה בפניו אם בכל נסיבות הענין לא שוכנע שהניצב בפניו פועל מרצונו החפשי ושהוא מבין הבנה מלאה את משמעותה של הפעולה.
תצהירים והצהרות
בהתאם לסעיף 14א לתקנות הנוטריונים, תצהיר יתקבל גם לפי הוראות פקודת הראיות סעיף 15 או התוספת השניה, בשינויים המחוייבים:
15. (א) מקום שמותר לאדם על-פי דין, או שנדרש אדם, להוכיח דבר על-ידי תצהיר בכתב, בשבועה או בהן צדק, יהיה תצהירו בכתב ראיה כשרה, אם הוזהר המצהיר כי עליו להצהיר את האמת וכי יהא צפוי לענשים הקבועים בחוק אם לא יעשה כן.
(ב)אזהרה לפי סעיף קטן (א) תינתן, ונתינתה תאושר על פני התצהיר, על-ידי אחד מאלה:
(1)שופט;
(2)דיין בבית דין דתי;
(3)היועץ המשפטי לממשלה, פרקליט המדינה, פרקליטי מחוז, פרקליטי נפה, וסגני פרקליט המדינה ופרקליטי המחוז ועוזריהם;
(4)עורך-דין;
(5)ראש רשות מקומית;
(6)אדם אחר שהסמיכו לכך שר המשפטים.
בהתאם לסעיף 14(ב) לתקנות הנוטריונים, אין להפיק אישור הצהרה (טופס 8) אם התצהיר או ההצהרה הכתובים בשפה שאינה ידועה לנוטריון.
ניתן להפיק אישור הצהרת מתרגמ.ת (טופס 9) לעניין תרגום של מסמך בשפה שאינה ידועה לנוטריון.
למידע נוסף ניתן לפנות למחלקת הנוטריונים (פרטי התקשרות במשרד הנוטריון).
לחילופין, ניתן לבצע אימות חתימה בשפה זרה שאינה ידועה לנוטריון:
יש להזמין מתרגמ.ת למשרד ולהחתים את הנ"ל על טופס הצהרת מתרגמ.ת לפני הכנת האישור.
סמכויות הנוטריון
(א) לא ישתמש נוטריון בסמכות מסמכויותיו בענין של עצמו, של קרובו, של שותפו, של עובדו או של תאגיד שהוא בשליטתו.
(ב) לענין סעיף זה, "קרוב" של הנוטריון –
(1) בן זוג;
(2) הורה, הורה הורה, הורה בן-זוג, צאצא, צאצא בן-זוג ובני זוגם של כל אחד מאלה;
(3) אח או אחות ובני זוגם.
שאילתא שנדונה בועדת הנוטריונים במרץ 2003
האם מותר לנוטריון לאמת את חתימת לקוחו על יפוי כח נוטריוני, שבו הוא מיופה כח מטעם לקוחו, מאחר שהוא פועל לכאורה בעניין של עצמו?
אימות פעולה כנ"ל אינו בגדר פעולה שהנוטריון עושה למען "עצמו", אלא פעולה לצורך מתן שירות ללקוח, מבקש השירות. לפיכך מותר לנוטריון לאמת את חתימת לקוחו על יפוי כח נוטריוני, שבו הוא מיופה כח מטעם לקוחו, ואין הדבר נחשב לשימוש בסמכות מסמכויותיו בעניין של עצמו.
לנוטריון אין אפשרות לאמת מקוריות של מסמך או לדעת אם הוא מזויף.
על מנת לאמת מקוריותצ של מסמך ציבורי, יש לאמת אותו בדרך המקובלת בשירות הקונסולרי (ראו מדריך האפוסטיל).
אם הלקוחות יכולים להצהיר על מקוריות המסמך, ניתן לבצע אישור הצהרה על קבלת מסמך מקורי.
אימות הסכם ממון יונפק אך ורק לבני-זוג המתכוונים להינשא. עבור ידועים בציבור או בני-זוג שאינם מתכוונים להינשא, יש להנפיק אישור אימות חתימה.
צירוף נספחים
מומלץ לשדך רק העתקים שצולמו במשרד הנוטריון.
באימות חתימה בשפה זרה : את המסמך המתורגם יש לצרף לסט של הנוטריון, ואפשר לצרף גם לסט של הלקוחות.
בהצהרה בשפה זרה : חובה לצרף את ההצהרה המתורגמת לכל הסטים.
אישורים שהוצאו בעבר
אסור להדפיס עותק נוסף מאישור שהוצא בעבר.
אם הלקוחות מבקשים עותקים נוספים שלא שילמו עליהם מראש, יש שתי אפשרויות:
» אפשרות 1 : ביטול אישור שגוי וביצוע אישור חדש
אפשרות זו תקפה רק אם הלקוחות טרם מסרו את האישור לגורם שלישי.
יש לבצע פעולת ביטול של אישור שגוי על האישור המקורי ולהכין אישור חדש עם כל העותקים המבוקשים.
» אפשרות 2 : אישור העתק של מסמך לסט של הנוטריון
אם האישור כבר נמסר לגורם שלישי, יש להכין אישור העתק של מסמך על הסט המקורי שנשמר במשרד הנוטריון: יש לצלם את כל הדפים, למעט הנספח החסוי, ולהמשיך בהתאם להנחיות של אישור העתק של מסמך.
שפות זרות
כאשר תורגם מסמך ע"י מתרגמ.ת עבור הלקוחות או עבור הנוטריון, ובפרט כאשר התרגום הוא משפה או לשפה שאינה ידועה לנוטריון : יש חובת התייצבות של המתרגמ.ת בפני הנוטריון לחתימה על הצהרת התרגום.
שימו לב: אין להסתפק בהצהרה בדואל או בחותמת של חברת התרגומים.
חובה על המתרגמ.ת להתייצב בפני הנוטריון!
בכל שאלה נוספת בנושא יש לפנות למחלקת נוטריונים בלבד
(קישורים ופרטי יצירת קשר במשרד הנוטריון).
תקנה 7. (א) לתקנות הנוטריונים:
נוטריון לא יתן אישור לגבי מסמך שנערך בשפה שאינה ידועה לו אלא לאחר שצורף למסמך תרגום לשפה המובנת לנוטריון, המלווה על ידי תצהיר המתורגמן בדבר שליטתו בשפות המקור והתרגום ונאמנותו של התרגום; הנוטריון יפרש באישורו את שמו ומענו של המתרגם ויצרף את התרגום ואת התצהיר לעותק האישור שישמר בידיו.
(ב) למבקש לעשות פעולה בפני נוטריון במסמך שנערך בשפה שאינה ידועה למבקש, לא יתן הנוטריון אישור על עשיית הפעולה אלא לאחר שתורגם המסמך למבקש לשפה המובנת לו על ידי הנוטריון עצמו או על ידי מתרגם אחר והמבקש המציא תצהיר מאת אותו מתרגם כי הוא שולט בשפות המקור והתרגום וכי התרגום הינו מדויק ובלבד שנחה דעתו של הנוטריון שאמנם המתרגם שולט בשתי השפות; דרכי התרגום יפורשו באישור.
אישור תרגום ניתן להוציא רק כאשר הנוטריון דובר את שפות המקור והתרגום.
אם התרגום בוצע ע"י אחר ונבדק ע"י הנוטריון, ושפות המקור והתרגום ידועות לנוטריון – שכר הנוטריון יחושב כאילו התרגום בוצע ע"י הנוטריון.
תקנה 9. (א) לתקנות הנוטריונים:
אישור נוטריוני ייערך בעברית או בערבית; היה המסמך נועד לשימוש בחוץ לארץ, לרבות נציגות של מדינת חוץ בישראל, רשאי הנוטריון לפי בקשתו של מי שמבקש את מתן האישור, לערכו גם באנגלית או בשפה אחרת, בנוסף לשפה העברית או הערבית.
במקרה של מסמך בשפה שאינה ידועה לנוטריון, שמגיע עם תרגום לאנגלית, אישור התרגום ע"י הנוטריון יכול להתייחס לטקסט באנגלית בלבד. לכן, יש לסמן קרוס (//) על הטקסט בשפה שאינה ידועה לנוטריון.
בנוסף, חובה לציין בהערות של הטופס הנוטריוני:
-התרגום מתייחס לטקסט באנגלית בלבד-.
תיקונים בנספחים או באישור
תקנה 12 (א) לתקנות הנוטריונים:
נדרש אדם הניצב בפני הנוטריון לחתום בפניו על מסמך והיו במסמך שינויים או ביטולים במתיחת קו שהוכנסו בו לפני החתימה, לא יתן הנוטריון את אישורו אלא לאחר שאותו אדם והנוטריון עצמו סימנו את השינויים והביטולים על ידי הוספת ראשי התיבות של שמותיהם וחותם הנוטריון בשולי המסמך על יד השינויים או הביטולים; היו במסמך כאמור מחיקות, לא יינתן האישור.
(ב) היה במסמך כאמור בתקנת משנה (א) מרחק בין הקטע האחרון של נוסחו לבין החתימות, יעביר הנוטריון קו בדיו דרך אותו חלק של המסמך ויוסיף על ידו את ראשי התיבות של שמו.
(ג) היו בנוסח מסמך כאמור חלקים שנשארו אחרי החתימה על החלק, יסמן הנוטריון את העובדה או על ידי תיאורה בסוף האישור או על ידי הוספת הערה בשולי המסמך, על יד החלקים שנשארו על החלק "לא מולא בשעת מתן האישור" וראשי התיבות של שמו באותו מקום; שר המשפטים רשאי לפטור מתחולת תקנת משנה זו סוגים של מסמכים הנועדים לשימוש בחוץ לארץ.
(ד) הוצא אישור נוטריוני, לא יעשה הנוטריון ולא ירשה לאחר לעשות שינוי, ביטול או מחיקה בו ובמסמך שלגביו ניתן האישור.
(ה) לענין תקנה זו, "מחיקה" של דבר מודפס או כתוב – כל פעולה שיש בה כדי לעשות את המודפס או הכתוב בלתי קריא.
תקנה 13 (א) לתקנות הנוטריונים:
היו בטופס של אישור נוטריוני מלים שאין צורך בהן לענין הנדון יבטל אותן הנוטריון על ידי מתיחת קו עליהן.
(ב) כל שינוי וביטול בטופס של אישור נוטריוני יחתום עליהם הנוטריון בראשי תיבות של שמו.
פעולה נוטריונית בחו"ל
הקליקו : מידע אודות אישור נוטריון מחוץ לישראל
משרד הנוטריון
26. (א) נוטריון יודיע למנהל הכללי של משרד המשפטים עם תחילת כהונתו על מען משרדו, וכן יודיע לו על כל שינוי מען כאמור בסמוך למועד שבו חל השינוי.
(ב) נוטריון ישמור את חותמו ואת העותקים שעליו לשמרם לפי תקנות אלה על נספחיהם ואת הפנקסים והכרטסות שעליו לנהלם לפי תקנות אלה – במשרדו, ולא יוציאם ממשרדו אלא כדי לערוך בעותקים העתק צילומי כאמור בתקנה 22 או אם נדרש לעשות כן על פי דין על ידי בית משפט או רשות אחרת; נוטריון ידאג לכך שמה שהוצא ממשרדו כאמור הן על פי תקנה זו והן עקב תפיסה על ידי בית משפט או רשות אחרת, יוחזר למשרדו כאשר לא יהא עוד דרוש לבית המשפט או לרשות כאמור.
(ג) נוטריון ינהל פנקס ובו ירשום כל פנקס, כרטסת או חלק מהם וכן כל מסמך שהוצאו ממשרדו, את בית המשפט, הרשות או האדם האחר שלהם נמסרו, את מספר התיק של בית המשפט או של הרשות כאמור, את מועד מסירתם ואת מועד החזרתם.
(ד) נוטריון ישמור את חותמו, את המסמכים, הכרטסות והפנקסים שחלה עליהם תקנת משנה (ב) בנפרד ממסמכים אחרים המצויים במשרדו ובאופן אשר יגן עליהם מפני נזק, שינוי או שימוש בלתי מורשה ואשר יבטיח את סודיות המסמכים.
(ה) נוטריון יעשה סידורים סבירים בנסיבות הענין כדי לשמור על משרדו בפני סכנת שריפה, נזקי מים ופריצה; נוכח המנהל הכללי של משרד המשפטים, הן על פי דין וחשבון של מבקר והן בדרך אחרת שסידורים אלה בלתי מספיקים, רשאי הוא בהוראה לנוטריון לפרט את הצעדים שעליו לנקטם כדי להבטיח את שמירתו הנאותה של משרדו בפני סכנות אלה, ועל הנוטריון לקיים הוראות אלה.
שאלה של נוטריונית, שנשלחה למחלקת נוטריונים:
היות ויש לי משרד עיקרי בככתובת א' ולעיתים מקבלת גם במשרד בביתי בכתובת ב', אני מעוניינת ששתי כתובותיי יופיעו, האם אפשרי לעשות שימוש באישור "אימות מחוץ למשרד" המאפשר לציין רק שם את 2 הכתובות, אך ללא חיוב בהוצאות נוספות כפי שמתבקש בהגדרה זו? ושוב חשוב לי לציין 2 כתובות אלו במסמך אחד.
תשובת המחלקה לרישוי נוטריונים מיום 23/01/2019 התשובה מובאת כלשונה:
תקנה 26(ב) לתקנות הנוטריונים קובעת שאסור להוציא את החותם והחותמת ממשרד הנוטריון. כאשר לנוטריון יש משרד ראשי וסניפים, מומלץ לפעול כדלקמן:
1. את החותם, חותמת, פנקסים והעתקי האישורים עליו לשמור בארון במשרד הראשי ולא להוציאם מהמשרד.
2. הנוטריון רשאי לערוך מסמכים בסניפים שלו, אולם את האישור הנוטריוני, הקשירה. החותם והרישום בפנקס עליו לעשות במשרדו הראשי.
3. באישור הנוטריוני עליו לציין שמקום ההזדהות והחתימה של הלקוח היה בסניף.
4 במילוי האישור הנוטריוני, יש לשים לב לתאריכים במקרה שזיהוי הלקוח ועריכת האישור הנוטריוני לא נעשו באותו היום. במקרה כזה, מועד הזיהוי והחתימה של הלקוח על המסמך יהיה המועד בו התייצב הלקוח בסניף ומועד עריכת האישור הנוטריוני יהיה המועד בו הנוטריון ערך את האישור הנוטריוני במשרד הראשי.
5. השכר יהיה שכר רגיל ללא תוספת של שהייה מחוץ למשרד כיוון שמדובר בעבודה בסניף משרדו של הנוטריון.
מובהר בזאת, שעל הסניף של המשרד לעמוד בכללי לשכת עורכי הדין באשר לסניף של משרד.
22. (א) נוטריון ישמור בידיו לתקופה של שבע שנים עותק אחד של כל אחד מאישוריו שלו יצורף -מלבד המסמכים שעליו לצרפם לפי הוראות אחרות של תקנות אלה -עותק אחד של המסמך שלגביו ניתן האישור; היה אותו מסמך חתום על ידי אדם שניצב בפני הנוטריון אגב מתן האישור, ייחתם גם העותק שיישמר בידי הנוטריון, עלידי אותו אדם.
(ב) נוטריון יתן תוך זמן סביר בנסיבות הענין העתק מאושר על-ידיו של עותק שעליו לשמור לפי תקנה זו, על פי בקשתו של מי שביקש לערוך את המקור, של מי שחתום עליו, של מי שהוענקו לו זכויות על פיו, של חליפיהם של אלה או של מי שמוסמך כדין לדרוש את המצאתו של המקור, ולא יתן העתק מאושר כאמור לאחר; למטרה זו רשאי הנוטריון להוציא זמנית את העותק ולערוך בו צילום מחוץ למשרדו.
( ג) נבצר מנוטריון זמנית לקיים את האמור בתקנת משנה (ב), ידאג לכך שנוטריון אחר יאשר ויתן את ההעתקים המאושרים במקומו; שר המשפטים רשאי מטעמים מיוחדים לפטור את הנוטריון מקיום הוראה זו, אם ראה שאין בידיו של הנוטריון לקיימה.
לפי תשובת מחלקת נוטריונים לסוגיה שנשלחה אליה, עתקנה 19 לתקנות הנוטריונים קובעת כי במקרה בו האישור נפרד מהמסמך, יש לחברם בסרט ובתו אדום. לא צוין כי יש לנקוט פעולה זו לגבי העותק הנשמר אצל הנוטריון.
עו"ד ונוטריון יונה דה לוי בספר דיני הנוטריון ותולדותיהם (עמ' 265), מציין כי אין חובה לשמור עותק מאוגד בסרט ובמדבקה, אלא עותק רגיל. "שמירת העתק מאוגד בסרט מהווה, לדעת המחבר "סרבול מיותר".
לכן, נראה כי אפשר לשמור את העותק הרגיל ללא מדבקה וסרט.
יש לשים לב, כי העותק שנשאר אצל הנוטריון הוא עותק מקורי ואינו צילום, אשר חתום במקור ע"י המבקש וע"י הנוטריון, מוטבע בחותם וממוספר.
עוד קודם לחתימת הלקוח בפני הנוטריון, על הנוטריון לדאוג כי יהיו מספר עותקים מקוריים שעליהם יחתום הלקוח, אשר אחד מהם נשאר אצל הנוטריון בהתאם לדרישת התקנות.
לפי תקנה 22 לתקנות הנוטריונים, על הנוטריון לשמור את האישורים שערך למשך 7 שנים, בין אם הם פיזיים ובין אם הם אלקטרוניים.
להלן גם תשובת מחלקת נוטריונים לסוגיה שנשלחה אליה:
בהתאם לקבוע בתקנה 22(א) לתקנות הנוטריונים, תשל"ז – 1977 נוטריון חייב לשמור את האישורים הנוטריונים שלו במשך שבע שנים.
בנוסף, כלל 4 לכללי לשכת עורכי הדין (שמירת חומר ארכיוני במשרד עורכי דין), תשל"א – 1971 קובע כי לא יבער עורך דין חומר ארכיוני אא"כ הציע ללקוח או ליורשו לקבלו חזרה, להעתיקו או לצלמו.
כלל 5 לכללים מסייג את חובת שמירת המסמכים לגבי צוואות, והחלטת ועדת האתיקה בלשכת עורכי הדין (החלטה 199/04) קובעת כי צוואות יישמרו ללא הגבלת זמן, אא"כ הלקוח נתן הוראה אחרת.
כאשר נוטריון מפסיק לעבוד או אם הלך לעולמו, יש לדאוג כי העתקי המסמכים הנוטריונים יוצעו ללקוחות כפי שכתוב לעיל, ובנוסף ישנה אפשרות להפקיד את המסמכים בארכיון משרד המשפטים.
ספר הנוטריון
בהתאם לתקנה 21, סדרות המספרים יתחילו עם תחילת כהונתו של הנוטריון, ויכול ויתחילו מחדש בכל שנה שבה ממשיך הנוטריון לכהן;
בנוטריונט, מספור האישורים הוא רציף לכל אורך הכהונה, כשציון השנה מתעדכן באופן אוטומטי.
24. (א) נוטריון ינהל כרטסת אלפביתית שבה יהא כרטיס לכל אדם שעשה או בשמו נעשתה פעולה בפני הנוטריון.
(ב) בכרטיס ירשום הנוטריון, לגבי כל פעולה שנעשתה על ידי האדם או בשמו, את מהות הפעולה, מועד עשייתה והמספר הסידורי של האישור הנוטריוני.
(ג) במקום הכרטסת האלפביתית, רשאי הנוטריון לנהל ספר נוטריון, ובו שורה נפרדת לכל פעולה נוטריונית שבה יירשמו הפרטים שבתקנת משנה (ב).
25. לענין ביצוע החוק והתקנות על פיו ינהל נוטריון רישום נפרד על הכנסותיו משכר שיקבל בעד פעולותיו כנוטריון; הוראה זו אינה גורעת מחובת הניהול של רישומים אחרים על הכנסותיו לפי כל חיקוק.
בהתאם לקביעת מחלקת נוטריונים, על הנוטריון להחזיק ספר נוטריון אחד בכל עת לשני סוגי המסמכים: פיזיים ואלקטרונים. הנוטריון רשאי לבחור האם הספר יהיה פיזי או אלקטרוני. הספר צריך לשקף את כל רצף הפעולות הנוטריוניות שהנוטריון מבצע. ניתן לעבור מספר נוטריון פיזי לספר נוטריון אלקטרוני וחזרה ובלבד שיימשך רצף המספור הסידורי של האישורים הנוטריונים.
23. (ב)נוטריון ינהל פנקס צוואות וירשום בו את מועד עריכת הצוואה, שם המצווה, המספר הסידורי של האישור הנוטריוני, אזור הפעולה ושם הרשם לעניני ירושה שאצלו הופקדה הצוואה ומועד הפקדתה; לכל רישום יהא מספר סידורי שוטף, לפי מועד הפקדתה של הצוואה או מועד מסירתה לידי המצווה, לפי הענין.
בנוטריונט יש מיספור ורישום אוטומטי של צוואות (צוואות מקבלות מספור סידורי בנוסף למיספור השוטף של האישורים).
רישום הכנסות
בהתאם לקביעת מחלקת נוטריונים, לפי תקנה 25 לתקנות הנוטריונים, התשל"ז -1977, "ינהל נוטריון רישום נפרד על הכנסותיו משכר שקיבל בעד פעולותיו כנוטריון" – "לעניין ביצוע החוק והתקנות על פיו ינהל נוטריון רישום נפרד על הכנסותיו משכר שיקבל בעד פעולותיו כנוטריון". ספר הנוטריונים אינו מהווה את הנהלת החשבונות של הנוטריון. ציון השכר בספר הנוטריון אינו מחליף את דרישת תקנה 25.
לצורך רישום ההכנסות משכר הנוטריון יש לרשום את ההכנסות בספרי הנהלת החשבונות באופן כזה שיהיה ברור מהן ההכנסות מהעבודה כנוטריון.
על פי תקנה זו, נוטריון ינהל רישום נפרד על הכנסותיו משכר שיקבל בעד פעולותיו כנוטריון.
יודגש, כי חובה זו חלה על הנוטריון ולא על מנהל החשבונות או רואה החשבון המטפל בענייניו הכספיים.
פסק-דין : ביטול רשיון נוטריון
ביום 16.5.24 הפך בית הדין המשמעתי הארצי את החלטת בית הדין המחוזי וביטל את רישיונה של נוטריונית ותיקה לאחר ששוכנע כי הנוטריונית הפרה את חובותיה כנוטריונית, לא עמדה בסטנדרטים המקצועיים הראויים למקצוע הנוטריון ופגעה בכבוד המקצוע.
הנוטריונית הורשעה בעבירות הכוללות אי שמירת העתקים של אישורים נוטריונים במשרד הנוטריון, אי העמדת מסמכים לעיון ביקורת נוטריונים לפי חוק הנוטריונים, אי תיעוד עשרות אישורים נוטריונים בספר הנוטריון וכן תיעוד לקוי של אישורים שהונפקו, הוצאת אישורים נוטריונים כפולים עם אותו מספר סידורי, אי הקפדה על גביית שכר נוטריוני כנדרש, אי הקפדה על צירוף מסמכים מקוריים לאישורים הנוטריונים ועוד. המדובר בכמות עצומה של אישורים לא תקינים שיצאו מתחת ידה של הנוטריונית, כאשר הליקויים הם מגוונים ורבים ונוגעים לתחומים רבים.
המידע המלא : כאן
תניית פטור
המידע באתר נוטריונט מלווה במראי-מקום ונסמך על ציטוטים של המקור עצמו, מהחקיקה ומפרסומי הרגולטור.
בכל מקרה של טעות קולמוס או אחרת, האמור בחוק בלבד הוא שקובע. המידע באתר ניתן כשירות בלבד ואינו מהווה תחליף להנחיות הרגולטור ולהוראות החוק והתקנות. בכל מקרה, האחריות הכוללת לאישורים המופקים באתר היא של הנוטריון בלבד.
ספר הנוטריון
24. (א) נוטריון ינהל כרטסת אלפביתית שבה יהא כרטיס לכל אדם שעשה או בשמו נעשתה פעולה בפני הנוטריון.
(ב) בכרטיס ירשום הנוטריון, לגבי כל פעולה שנעשתה על ידי האדם או בשמו, את מהות הפעולה, מועד עשייתה והמספר הסידורי של האישור הנוטריוני.
(ג) במקום הכרטסת האלפביתית, רשאי הנוטריון לנהל ספר נוטריון, ובו שורה נפרדת לכל פעולה נוטריונית שבה יירשמו הפרטים שבתקנת משנה (ב).
25. לענין ביצוע החוק והתקנות על פיו ינהל נוטריון רישום נפרד על הכנסותיו משכר שיקבל בעד פעולותיו כנוטריון; הוראה זו אינה גורעת מחובת הניהול של רישומים אחרים על הכנסותיו לפי כל חיקוק.
23. (ב)נוטריון ינהל פנקס צוואות וירשום בו את מועד עריכת הצוואה, שם המצווה, המספר הסידורי של האישור הנוטריוני, אזור הפעולה ושם הרשם לעניני ירושה שאצלו הופקדה הצוואה ומועד הפקדתה; לכל רישום יהא מספר סידורי שוטף, לפי מועד הפקדתה של הצוואה או מועד מסירתה לידי המצווה, לפי הענין.
בנוטריונט יש מיספור ורישום אוטומטי של צוואות (צוואות מקבלות מספור סידורי בנוסף למיספור השוטף של האישורים).
בהתאם לתקנה 21, סדרות המספרים יתחילו עם תחילת כהונתו של הנוטריון, ויכול ויתחילו מחדש בכל שנה שבה ממשיך הנוטריון לכהן;
בנוטריונט, מספור האישורים הוא רציף לכל אורך הכהונה, כשציון השנה מתעדכן באופן אוטומטי.
בהתאם לקביעת מחלקת נוטריונים, על הנוטריון להחזיק ספר נוטריון אחד בכל עת לשני סוגי המסמכים: פיזיים ואלקטרונים. הנוטריון רשאי לבחור האם הספר יהיה פיזי או אלקטרוני. הספר צריך לשקף את כל רצף הפעולות הנוטריוניות שהנוטריון מבצע. ניתן לעבור מספר נוטריון פיזי לספר נוטריון אלקטרוני וחזרה ובלבד שיימשך רצף המספור הסידורי של האישורים הנוטריונים.
משרד הנוטריון
22. (א) נוטריון ישמור בידיו לתקופה של שבע שנים עותק אחד של כל אחד מאישוריו שלו יצורף -מלבד המסמכים שעליו לצרפם לפי הוראות אחרות של תקנות אלה -עותק אחד של המסמך שלגביו ניתן האישור; היה אותו מסמך חתום על ידי אדם שניצב בפני הנוטריון אגב מתן האישור, ייחתם גם העותק שיישמר בידי הנוטריון, עלידי אותו אדם.
(ב) נוטריון יתן תוך זמן סביר בנסיבות הענין העתק מאושר על-ידיו של עותק שעליו לשמור לפי תקנה זו, על פי בקשתו של מי שביקש לערוך את המקור, של מי שחתום עליו, של מי שהוענקו לו זכויות על פיו, של חליפיהם של אלה או של מי שמוסמך כדין לדרוש את המצאתו של המקור, ולא יתן העתק מאושר כאמור לאחר; למטרה זו רשאי הנוטריון להוציא זמנית את העותק ולערוך בו צילום מחוץ למשרדו.
( ג) נבצר מנוטריון זמנית לקיים את האמור בתקנת משנה (ב), ידאג לכך שנוטריון אחר יאשר ויתן את ההעתקים המאושרים במקומו; שר המשפטים רשאי מטעמים מיוחדים לפטור את הנוטריון מקיום הוראה זו, אם ראה שאין בידיו של הנוטריון לקיימה.
לפי תשובת מחלקת נוטריונים לסוגיה שנשלחה אליה, עתקנה 19 לתקנות הנוטריונים קובעת כי במקרה בו האישור נפרד מהמסמך, יש לחברם בסרט ובתו אדום. לא צוין כי יש לנקוט פעולה זו לגבי העותק הנשמר אצל הנוטריון.
עו"ד ונוטריון יונה דה לוי בספר דיני הנוטריון ותולדותיהם (עמ' 265), מציין כי אין חובה לשמור עותק מאוגד בסרט ובמדבקה, אלא עותק רגיל. "שמירת העתק מאוגד בסרט מהווה, לדעת המחבר "סרבול מיותר".
לכן, נראה כי אפשר לשמור את העותק הרגיל ללא מדבקה וסרט.
יש לשים לב, כי העותק שנשאר אצל הנוטריון הוא עותק מקורי ואינו צילום, אשר חתום במקור ע"י המבקש וע"י הנוטריון, מוטבע בחותם וממוספר.
עוד קודם לחתימת הלקוח בפני הנוטריון, על הנוטריון לדאוג כי יהיו מספר עותקים מקוריים שעליהם יחתום הלקוח, אשר אחד מהם נשאר אצל הנוטריון בהתאם לדרישת התקנות.
לפי תקנה 22 לתקנות הנוטריונים, על הנוטריון לשמור את האישורים שערך למשך 7 שנים, בין אם הם פיזיים ובין אם הם אלקטרוניים.
להלן גם תשובת מחלקת נוטריונים לסוגיה שנשלחה אליה:
בהתאם לקבוע בתקנה 22(א) לתקנות הנוטריונים, תשל"ז – 1977 נוטריון חייב לשמור את האישורים הנוטריונים שלו במשך שבע שנים.
בנוסף, כלל 4 לכללי לשכת עורכי הדין (שמירת חומר ארכיוני במשרד עורכי דין), תשל"א – 1971 קובע כי לא יבער עורך דין חומר ארכיוני אא"כ הציע ללקוח או ליורשו לקבלו חזרה, להעתיקו או לצלמו.
כלל 5 לכללים מסייג את חובת שמירת המסמכים לגבי צוואות, והחלטת ועדת האתיקה בלשכת עורכי הדין (החלטה 199/04) קובעת כי צוואות יישמרו ללא הגבלת זמן, אא"כ הלקוח נתן הוראה אחרת.
כאשר נוטריון מפסיק לעבוד או אם הלך לעולמו, יש לדאוג כי העתקי המסמכים הנוטריונים יוצעו ללקוחות כפי שכתוב לעיל, ובנוסף ישנה אפשרות להפקיד את המסמכים בארכיון משרד המשפטים.
רישום הכנסות
בהתאם לקביעת מחלקת נוטריונים, לפי תקנה 25 לתקנות הנוטריונים, התשל"ז -1977, "ינהל נוטריון רישום נפרד על הכנסותיו משכר שקיבל בעד פעולותיו כנוטריון" – "לעניין ביצוע החוק והתקנות על פיו ינהל נוטריון רישום נפרד על הכנסותיו משכר שיקבל בעד פעולותיו כנוטריון". ספר הנוטריונים אינו מהווה את הנהלת החשבונות של הנוטריון. ציון השכר בספר הנוטריון אינו מחליף את דרישת תקנה 25.
לצורך רישום ההכנסות משכר הנוטריון יש לרשום את ההכנסות בספרי הנהלת החשבונות באופן כזה שיהיה ברור מהן ההכנסות מהעבודה כנוטריון.
על פי תקנה זו, נוטריון ינהל רישום נפרד על הכנסותיו משכר שיקבל בעד פעולותיו כנוטריון.
יודגש, כי חובה זו חלה על הנוטריון ולא על מנהל החשבונות או רואה החשבון המטפל בענייניו הכספיים.
תניית פטור
המידע באתר נוטריונט מלווה במראי-מקום ונסמך על ציטוטים של המקור עצמו, מהחקיקה ומפרסומי הרגולטור.
בכל מקרה של טעות קולמוס או אחרת, האמור בחוק בלבד הוא שקובע. המידע באתר ניתן כשירות בלבד ואינו מהווה תחליף להנחיות הרגולטור ולהוראות החוק והתקנות. בכל מקרה, האחריות הכוללת לאישורים המופקים באתר היא של הנוטריון בלבד.
