אישור העתק של מסמך

אישור העתק של מסמך


אישור העתק

סעיף 14 לחוק הנוטריונים

14.(א)12. לא יאשר נוטריון שמסמך פלוני הוא העתק נכון מהמקור, אלא אם המקור הוצג לפניו והוא השווה זה אל זה ומצאם שווים.


אישור העתק למסמך רב-לשוני

שאילתא שנדונה בועדת נוטריונים ביולי 2014

על פי תקנה 7 לתקנות הנוטריונים, נוטריון לא ייתן אישור לגבי מסמך שנערך בשפה שאינה ידועה לו.
מחד, הנוטריון לא יוכל לאשר את המסמך, אם אין תרגום מוסמך שלו. מאידך, לגבי תעודת זהות או דרכון שיש בהם גם פרטים בשפה נוספת שאינה ידועה לנוטריון, שם לכאורה זה מותר, שכן מניחים שהנתונים בשפה האחרת הם זהים לאלה בשפה המובנת לנוטריון.
הוועדה מציעה להעביר את השאילתא בסוגיית אישור העתק בשפה לא ידועה לתגובת מנהלת המחלקה לרישוי נוטריונים במשרד המשפטים לצורך קבלת הנחייה רשמית בנושא.


אישור העתק כאשר הנוטריון אינו מבין את השפה

סוגיה מהמחלקה לרישוי נוטריונים

יש צורך בהבנת המסמך על מנת לאשר העתק שלו.
סעיף 12 לחוק הנוטריונים, תשל"ו - 1976 מציין כי: "לא יאשר נוטריון מסמך פלוני הוא העתק נכון מהמקור, אלא אם המקור הוצג לפניו והוא השווה זה אל זה ומצאם שווים".
תקנה 7 (א) לתקנות דורשת כי נוטריון לא ייתן אישור לגבי מסמך שנערך בשפה שאינה ידועה לו אלא אם הוא מלווה בתרגום.
ישנם שיקולים שונים לגבי החיוב של הנוטריון להבין את תוכן המסמך ובהם:
על הנוטריון להכיר את השפה כדי שלא ייווצר מצב של אישור מסמך שאינו חוקי מבחינת התוכן (יונה דה-לוי בספרו "דיני הנוטריון ותולדותיהם", עמ' 180).
2. על הנוטריון להיות מסוגל לקרוא את המקור ואת ההעתק על מנת להשוות ביניהם (כמובן יש לבצע את הצילום במשרדו של הנוטריון).
3. על הנוטריון לדעת באיזה שפה מדובר, לצורך השלמת טופס מס' 5, הדורש להשלים את שם השפה. באם הנוטריון אינו מכיר את השפה, לעיתים גם לא יידע באיזה שפה מדובר.

אולם, אם רוב המסמך כתוב בשפה המובנת לנוטריון והכיתוב בשפה שאינה מוכרת לו הוא טפל למסמך, נראה כי ניתן יהיה לתת אישור העתק נכון מהמקור.
יש לנקוט במשנה זהירות כאשר ניתן אישור במקרה זה, כגון: צילום ההעתק במשרדי הנוטריון, תרגום במקרים מתאימים ואף אי עריכת האישור במקרים מסוימים.
כמובן, האמור מדובר רק במסמך של אישור העתק. בכל מקרה אחר יש צורך בהבנת המסמך ע"י תרגום.


האם ניתן להוציא אישור העתק לתדפיס מחשב?

סוגיה מהמחלקה לרישוי נוטריונים

האם הנוטריון רשאי להדפיס נתונים שנמצאים לפניו במחשב, לערוך לתדפיס העתק ולאשר כי זהו העתק מתאים למקור?

ועדת הנוטריונים בלשכת עורכי הדין דנה בסוגיה, והחליטה כי ניתן לאשר העתק מפלט מחשב, אך צריך לציין זאת באישור עצמו, כאמור בטופס 5, כדלהלן:
אישור העתק (טופס מס' 5)
"מאשר כי המסמך שלעיל (המצורף והמסומן באות/מספר...........) (שמעבר לדף) הינו העתק מדויק של מסמך שאינו המסמך המקורי ואינו העתק מאושר של המסמך המקורי, שנערך בשפה...............ושהוצג בפני..............."

לדעתנו, כאשר נוטריון מאשר פלט מחשב, עליו לציין באישור כי מדובר במסמך אשר הינו תדפיס מחשב ממאגר המידע של............".


האם ניתן להכין אישור העתק לגבי העמוד הראשון בלבד של מסמך שבו מספר רב של עמודים?

סוגיה מהמחלקה לרישוי נוטריונים

עו"ד יונה דה לוי בספרו "דיני נוטריון ותולדותיהם", עמ' 182, מציין כי אין לאשר העתק חלקי של מסמך, כגון מכתב או פסק דין, שכן הדבר עלול להטעות.
אבל ככל שמדובר במסמך שאישור של חלק ממנו אינו מטעה, כגון העתק של מספר דפים מדרכון, או העתק של מספר מסמכים מתוך מספר רב יותר של מסמכים אשר אושרו באישור נוטריוני קודם וכרוכים יחד, ניתן לתת אישור העתק לגבי חלק מהמסמך.
במקרה כזה יש לציין בשולי אישור ההעתק, כהערה, כי ההעתק הינו של מסמך זה או אחר, אשר הינו חלק ממסמכים אחרים הכרוכים יחדיו.
למשל: "המסמך הינו עמודים__________ מתוך דרכון ישראלי שמספרו_________".