אישור נוטריון אלקטרוני : מידע, הנחיות, היערכות
מדריך ידידותי ב-3 חלקים
ע"פ הנחיות לאישור נוטריון אלקטרוני (משהמ"ש 02/2021)
תהליך העבודה האלקטרוני
התרחיש להלן מתאר תהליך עבודה ידני להכנת אישור נוטריון אלקטרוני (כלומר: שלא באמצעות תוכנה אוטומטית כמו עודכנית או נוטריונט)
בטלפון חכם / במחשב הנוטריון / על פד אלקטרוני (נדרשת היכרות והתקנה של פלטפורמה מתאימה)
נספחים לתצהיר של הלקוח / מסמכי מקור או תרגום וכיו"ב;
זוכרים למחוק ולשמור על סודיות!
מורידים טופס עדכני מאתר משהמ"ש >> מעדכנים מיספור, תאריכים, פרטי חותם, הטיות פעלים, תרגום לשפה נוספת, שכר וכו' >> מדביקים על הטופס תמונות של חותם נוטריון וחתימת יד של הנוטריון (מידע בהמשך המדריך)>> בתחתית האישור מציינים: "אישור זה חתום אלקטרונית; עותק קשיח של האישור אינו מהווה אישור חתום נוטריונית".
מתקבל קובץ ממוספר ו"נעול" ע"י חתימה אלקטרונית מאושרת, באמצעות תוכנה יעודית של הגורם המאשר, שנשמר בארכיב מאובטח.
תעודת זהות או דרכון / תעודה רפואית / הוכחת רשות החתימה / ת.ז. מתרגם וכו';
זוכרים למחוק ולשמור על סודיות!
אישור אלקטרוני תקף רק בפורמט אלקטרוני, ובצירוף מפתח האימות שלו. הלקוחה תוכל לשלוח אותו בדואל לגוף המקבל;
יש למלא על החשבונית מידע מפורט הכולל: פרטי הלקוחה, סוג האישור, מס' עותקים וכו';
יש לבצע רישום של פרטי הלקוחה והאישור בספר הנוטריון המנוהל במשרד (ידני או ממוחשב).
בקרוב בנוטריונט:
אישור נוטריון אלקטרוני אוטומטי
בקרוב, ממשק הנוטריון יבצע אישורי נוטריון מודפסים ואלקטרוניים ב-11 שפות, בתהליך מהיר ואוטומטי כמעט לחלוטין:
- עריכת טופס
- חתימה אלקטרונית
- חשבונית אוטומטית בדואל ללקוח
- ספר נוטריון אוטומטי שמקושר לארכיב אוטומטי מאובטח
- כלים חכמים נוספים
מידע נוסף בהמשך המדריך.
קובץ תמונה ובו שם ומספר הנוטריון. את החותם "מדביקים" בצד השמאלי התחתון של הטופס הנוטריוני הממוחשב. בצד הימני התחתון מדביקים תמונה של חתימת הנוטריון. מבצעים זאת בתוכנת WORD, לאחר עריכת הטופס.
בקרוב בנוטריונט:
הטמעה אוטומטית של חתימת יד וחותם נוטריון אלקטרוני
במקום להדביק או לשנות את המיקום של האלמנטים כאשר האישור ארוך או ערוך בשתי שפות – תנו לממשק הנוטריון לטפל בהטמעות.
מידע זה מיועד לנוטריונים המעוניינים להנפיק אישור אלקטרוני באופן ידני
יש לפנות לחברות comsign או personal-id, ולבקש לבצע התאמה לכרטיס החכם שברשותכם. הנחיות נוספות בחלק 3 (בהמשך).
בקרוב בנוטריונט:
חתימה אלקטרונית אוטומטית
אישור מודפס מול אלקטרוני
המידע להלן נכון למועד עריכת מדריך זה : 02/21
נכון להיום, ועד להודעה חדשה, האפוסטיל בישראל אינו ערוך לאמת אישור נוטריון אלקטרוני. לכן, אישורים לחו"ל חייבים להיות מודפסים. נמשיך לעדכן!
לא! זוהי אופציה בלבד, ובשלב זה אף נדרשת תקופת היערכות של הנוטריונים ושל המשק הישראלי.
באמצעות תעודת אימות שמותקנת בדפדפן בעת פתיחת האישור ("תעודת שורש")
זהו גוף מסחרי שאושר ע"י המדינה להנפיק חתימות אלקטרוניות מאושרות. החברות המאשרות הן: COMSIGN PERSONAL-ID
לא. תדפיס של אישור נוטריון אלקטרוני יחשב העתק בלבד. בתחתית האישור חובה לציין: "אישור זה חתום אלקטרונית; עותק קשיח של האישור אינו מהווה אישור חתום נוטריונית".
לא. אישור נוטריון אלקטרוני הוא קובץ יחיד ומקורי, אין לו עותקים ואין לו תוקף כשהוא מודפס.
לא! ניתן לנהל ספר נוטריון ממוחשב בלבד (ללא הדפסה).
כן! כל חתימה על הצהרה או מסמך מחייבת התייצבות בפני הנוטריון. החתימה תהיה אלקטרונית, ויש לוודא שהפעולה נעשית בהבנה מלאה וברצון חופשי.
עכשיו ובקרוב בנוטריונט:
מדריכי עבודה לכל שלב ופעולה
מעל 120 אישורים מותאמים לכל תרחיש בתהליך עבודה מונחה וידידותי.
מידע מעודכן וקישורים להנחיות ורגולציה.
מדריכים אינטראקטיביים לכל אספקט בעבודה.
המטרה: אישור נוטריון חזק, אמין ומהיר בכל תרחיש אפשרי.
היערכות משרד הנוטריון
קישורים לפרסומים של משרד המשפטים:
מידע זה מיועד לנוטריונים המעוניינים להנפיק אישור אלקטרוני באופן ידני
- להלן הנחיות כלליות להיערכות ולביצוע אישור נוטריון אלקטרוני. למידע המלא אנא קראו את הקובץ מאתר משרד המשפטים.
נדרשת התקנה של תוכנת חתימה אלקטרונית, המאפשרת שליחה של המסמך למכשיר הטלפון של הלקוח, או חתימה של הלקוח ישירות על מחשב הנוטריון;
העיצוב נשאר קבוע, נדרש למקם את האלמנטים על הדף, בהתאם לאורך הטופס הנוטריוני;
יש לסרוק נספחים נדרשים לחתימה אלקטרונית (לדוגמא: נספחים להצהרה) + נספחים לתיוק נפרד בארכיב האלקטרוני (לדוגמא: ת.ז./ הוכחת רשות חתימה וכו');
שליטה בתוכנת החתימה האלקטרונית וגישה לתיקיית הארכיב שלא באמצעות התוכנה (לשמירה של נספחים לנוטריון בלבד);
יש לבצע התאמות ולהזין פרטים בטפסים החדשים מאתר משהמ"ש + להזין פרטים שוב בתרגום לשפה זרה + לוודא הטמעה נכונה של חותם נוטריון אלקטרוני וחתימת יד;
נוטריונים דוברי שפות: יש לעדכן את נוסח הטפסים המתורגמים;
באישור הנוטריון, בחשבונית, בספר הנוטריון
אישור נוטריון אלקטרוני עם נוטריונט
כבר היום לקוחות נוטריונט נהנים מאוטומציה כמעט מלאה של תהליך עבודה ומעטפת מקצועית כוללת. אנו ממשיכים לפתח עבורכם:
כל אישור בכל תרחיש, מודפס או אלקטרוני, ב-11 שפות ב-5 דקות;
- חתימה אלקטרונית של הלקוח
- חותם נוטריון אישי וחתימת יד
- חשבונית אלקטרונית אוטומטית בדואל ללקוח
- ספר נוטריון אוטומטי מקושר לארכיב האוטומטי ולנספחים
- עוד ה-מ-ו-ן כלים חכמים...
120 אישורים לכל תרחיש, פתרונות חכמים לחתימה מחוץ למשרד, כלים חכמים לעבודה מדויקת ומהירה;
עריכה מתקדמת של תרגומי תעודות ציבוריות / הצהרות שונות / צוואות / יפויי-כוח ועוד...
המדריך השלם לצוואה נוטריונית, שאלון לבדיקת כשירות משפטית, הכנת המשרד לביקורת נוטריונים, נסיעת קטינים לחו"ל ועוד...
מידע מעודכן ותשובות לשאלות נפוצות מוטמעים בתהליך העבודה.
התקשרו אלינו להתעדכן, אנחנו שמחים לשמוע מכם: 058-616-3980
