שיתוף ב facebook
שיתוף ב whatsapp
שיתוף ב twitter
שיתוף ב linkedin
שיתוף ב print

תקנות הנוטריונים 2021 : מדריך ידידותי לאישור נוטריון אלקטרוני

תקנות הנוטריונים 2021 : אישור נוטריון אלקטרוני

אישור נוטריון אלקטרוני​ : מידע, הנחיות, היערכות

מדריך ידידותי ב-3 חלקים
ע"פ הנחיות לאישור נוטריון אלקטרוני (
משהמ"ש 02/2021)

שיתוף ב facebook
שיתוף ב twitter
שיתוף ב linkedin
שיתוף ב whatsapp
שיתוף ב email
1. מידע כללי

תהליך העבודה האלקטרוני

אפשר להתרשם מתרחיש לדוגמא?

התרחיש להלן מתאר תהליך עבודה ידני להכנת אישור נוטריון אלקטרוני (כלומר: שלא באמצעות תוכנה אוטומטית כמו עודכנית או נוטריונט)

אז נניח שלקוחה מגיעה היום לחתום על יפוי-כוח כללי...
1) הלקוחה תחתום חתימה דיגיטלית על יפוי-כוח ממוחשב

בטלפון חכם / במחשב הנוטריון / על פד אלקטרוני (נדרשת היכרות והתקנה של פלטפורמה מתאימה)

2) אם צריך, סורקים נספחים לאישור

נספחים לתצהיר של הלקוח / מסמכי מקור או תרגום וכיו"ב;

מצלמים בטלפון / הקובץ נשלח בווטסאפ?

זוכרים למחוק ולשמור על סודיות!

3) עכשיו ממלאים טופס אימות חתימה

מורידים טופס עדכני מאתר משהמ"ש >>
מעדכנים מיספור, תאריכים, פרטי חותם, הטיות פעלים, תרגום לשפה נוספת, שכר וכו' >>
מדביקים על הטופס תמונות של חותם נוטריון וחתימת יד של הנוטריון (מידע בהמשך המדריך)>>
בתחתית האישור מציינים: "אישור זה חתום אלקטרונית; עותק קשיח של האישור אינו מהווה אישור חתום נוטריונית".

4) מאגדים את האישור האלקטרוני ומבצעים חתימה אלקטרונית מאושרת: טופס נוטריוני + קובץ יפוי-כוח + מסמכים סרוקים

מתקבל קובץ ממוספר ו"נעול" ע"י חתימה אלקטרונית מאושרת, באמצעות תוכנה יעודית של הגורם המאשר, שנשמר בארכיב מאובטח.

5) סורקים נספחים נוספים ומתייקים ידנית בארכיב המאובטח (ליד האישור החתום)

תעודת זהות או דרכון / תעודה רפואית / הוכחת רשות החתימה / ת.ז. מתרגם וכו';

מצלמים בטלפון / הקובץ נשלח בווטסאפ?

זוכרים למחוק ולשמור על סודיות!

6) שולחים אישור בדואל ללקוחה

אישור אלקטרוני תקף רק בפורמט אלקטרוני, ובצירוף מפתח האימות שלו. הלקוחה תוכל לשלוח אותו בדואל לגוף המקבל;

7) רושמים את פרטי הלקוחה על החשבונית

יש למלא על החשבונית מידע מפורט הכולל: פרטי הלקוחה, סוג האישור, מס' עותקים וכו';

8) רושמים שוב את פרטי הלקוחה עבור ספר הנוטריון

יש לבצע רישום של פרטי הלקוחה והאישור בספר הנוטריון המנוהל במשרד (ידני או ממוחשב).

תקנות הנוטריונים 2021 : אישור נוטריון אלקטרוני

בקרוב בנוטריונט:

אישור נוטריון אלקטרוני אוטומטי

בקרוב, ממשק הנוטריון יבצע אישורי נוטריון מודפסים ואלקטרוניים ב-11 שפות, בתהליך מהיר ואוטומטי כמעט לחלוטין:

  • עריכת טופס
  • חתימה אלקטרונית
  • חשבונית אוטומטית בדואל ללקוח
  • ספר נוטריון אוטומטי שמקושר לארכיב אוטומטי מאובטח
  • כלים חכמים נוספים

מידע נוסף בהמשך המדריך.

מה זה "חותם נוטריון אלקטרוני"?

קובץ תמונה ובו שם ומספר הנוטריון. את החותם "מדביקים" בצד השמאלי התחתון של הטופס הנוטריוני הממוחשב. בצד הימני התחתון מדביקים תמונה של חתימת הנוטריון. מבצעים זאת בתוכנת WORD, לאחר עריכת הטופס.

תקנות הנוטריונים 2021 : אישור נוטריון אלקטרוני

בקרוב בנוטריונט:

הטמעה אוטומטית של חתימת יד וחותם נוטריון אלקטרוני

במקום להדביק או לשנות את המיקום של האלמנטים כאשר האישור ארוך או ערוך בשתי שפות – תנו לממשק הנוטריון לטפל בהטמעות.

איפה משיגים "חתימת נוטריון אלקטרונית מאושרת"?

מידע זה מיועד לנוטריונים המעוניינים להנפיק אישור אלקטרוני באופן ידני

יש לפנות לחברות comsign או personal-id, ולבקש לבצע התאמה לכרטיס החכם שברשותכם. הנחיות נוספות בחלק 3 (בהמשך).

תקנות הנוטריונים 2021 : אישור נוטריון אלקטרוני

בקרוב בנוטריונט:

חתימה אלקטרונית אוטומטית

ממשק הנוטריון יבצע חתימה אלקטרונית אוטומטית ל-2 אישורים במקביל: המקור של הלקוח (שישלח אליו באופן אוטומטי) והמקור של הנוטריון (שכולל נספחים חסויים).

אוטומציה זו תחסוך זמן ועבודה הן בפעולת החתימה האלקטרונית והן בפעולות הטכניות הכרוכות בשמירת הנספחים החסויים בצמוד לאישור (כגון שינוי שמות הקבצים בהתאם, העברה לארכיב המאובטח, חיפוש מורכב בתיקיה עמוסה וכו').
2. רגולציה והנחיות

אישור מודפס מול אלקטרוני

האם יש הגבלות על אישור נוטריון אלקטרוני?

המידע להלן נכון למועד עריכת מדריך זה : 02/21

אישור נוטריון שנוסע לחו"ל :
חייב להיות מודפס

נכון להיום, ועד להודעה חדשה, האפוסטיל בישראל אינו ערוך לאמת אישור נוטריון אלקטרוני. לכן, אישורים לחו"ל חייבים להיות מודפסים. נמשיך לעדכן!

אישור נוטריון לבנק :
יש לבדוק מול הבנק
אישור נוטריון לגוף ציבורי :
יש לברר מול הגוף
רגע, יש לי עוד כמה שאלות...
האם אישור אלקטרוני מחליף את האישור המודפס?

לא! זוהי אופציה בלבד, ובשלב זה אף נדרשת תקופת היערכות של הנוטריונים ושל המשק הישראלי.

איך מוודאים אמינות של אישור נוטריון אלקטרוני?

באמצעות תעודת אימות שמותקנת בדפדפן בעת פתיחת האישור ("תעודת שורש")

מה זה "גורם מאשר"?

זהו גוף מסחרי שאושר ע"י המדינה להנפיק חתימות אלקטרוניות מאושרות.
החברות המאשרות הן:
COMSIGN
PERSONAL-ID

האם יש תוקף לתדפיס של אישור נוטריון אלקטרוני?

לא. תדפיס של אישור נוטריון אלקטרוני יחשב העתק בלבד.
בתחתית האישור חובה לציין: "אישור זה חתום אלקטרונית; עותק קשיח של האישור אינו מהווה אישור חתום נוטריונית".

האם הלקוח יכול לבקש עותקים נוספים של אישור נוטריון אלקטרוני?

לא. אישור נוטריון אלקטרוני הוא קובץ יחיד ומקורי, אין לו עותקים ואין לו תוקף כשהוא מודפס.

האם עדיין צריך לנהל ספר נוטריון ידני?

לא! ניתן לנהל ספר נוטריון ממוחשב בלבד (ללא הדפסה).

באישור אלקטרוני יש חובת התייצבות בפני הנוטריון?

כן! כל חתימה על הצהרה או מסמך מחייבת התייצבות בפני הנוטריון. החתימה תהיה אלקטרונית, ויש לוודא שהפעולה נעשית בהבנה מלאה וברצון חופשי.

תקנות הנוטריונים 2021 : אישור נוטריון אלקטרוני

עכשיו ובקרוב בנוטריונט:

מדריכי עבודה לכל שלב ופעולה

מעל 120 אישורים מותאמים לכל תרחיש בתהליך עבודה מונחה וידידותי.
מידע מעודכן וקישורים להנחיות ורגולציה. 
מדריכים אינטראקטיביים לכל אספקט בעבודה.

המטרה: אישור נוטריון חזק, אמין ומהיר בכל תרחיש אפשרי.

3. פרקטיקה מקצועית

היערכות משרד הנוטריון

מומלץ מאוד לקרוא את המידע המלא:

קישורים לפרסומים של משרד המשפטים:

ביצוע אישור אלקטרוני : דגשים

מידע זה מיועד לנוטריונים המעוניינים להנפיק אישור אלקטרוני באופן ידני

  • להלן הנחיות כלליות להיערכות ולביצוע אישור נוטריון אלקטרוני. למידע המלא אנא קראו את הקובץ מאתר משרד המשפטים.
היערכות לחתימה אלקטרונית של הלקוח

נדרשת התקנה של תוכנת חתימה אלקטרונית, המאפשרת שליחה של המסמך למכשיר הטלפון של הלקוח, או חתימה של הלקוח ישירות על מחשב הנוטריון;

עיצוב תו הנוטריון האישי + סריקה של חתימת יד

העיצוב נשאר קבוע, נדרש למקם את האלמנטים על הדף, בהתאם לאורך הטופס הנוטריוני;

סריקה מאובטחת של מסמכים ב-2 שלבים

יש לסרוק נספחים נדרשים לחתימה אלקטרונית (לדוגמא: נספחים להצהרה) + נספחים לתיוק נפרד בארכיב האלקטרוני (לדוגמא: ת.ז./ הוכחת רשות חתימה וכו');

היערכות לחתימה אלקטרונית של הנוטריון

שליטה בתוכנת החתימה האלקטרונית וגישה לתיקיית הארכיב שלא באמצעות התוכנה (לשמירה של נספחים לנוטריון בלבד);

עריכת הטופס הנוטריוני ב-Word

יש לבצע התאמות ולהזין פרטים בטפסים החדשים מאתר משהמ"ש + להזין פרטים שוב בתרגום לשפה זרה + לוודא הטמעה נכונה של חותם נוטריון אלקטרוני וחתימת יד;

תרגום הטופס הנוטריוני

נוטריונים דוברי שפות: יש לעדכן את נוסח הטפסים המתורגמים;

רישום של פרטי הלקוח והאישור 3X

באישור הנוטריון, בחשבונית, בספר הנוטריון

תקנות הנוטריונים 2021 : אישור נוטריון אלקטרוני

אישור נוטריון אלקטרוני עם נוטריונט

כבר היום לקוחות נוטריונט נהנים מאוטומציה כמעט מלאה של תהליך עבודה ומעטפת מקצועית כוללת. אנו ממשיכים לפתח עבורכם:

עבודה מהירה עם חיוך :)

כל אישור בכל תרחיש, מודפס או אלקטרוני, ב-11 שפות ב-5 דקות;

ממשק נוטריון חכם - בענן מאובטח
  • חתימה אלקטרונית של הלקוח
  • חותם נוטריון אישי וחתימת יד
  • חשבונית אלקטרונית אוטומטית בדואל ללקוח
  • ספר נוטריון אוטומטי מקושר לארכיב האוטומטי ולנספחים
  • עוד ה-מ-ו-ן כלים חכמים...
פתרונות לכל תרחיש בזמן אמת

120 אישורים לכל תרחיש, פתרונות חכמים לחתימה מחוץ למשרד, כלים חכמים לעבודה מדויקת ומהירה;

תבניות נספחים נפוצים לעבודה מהירה

עריכה מתקדמת של תרגומי תעודות ציבוריות / הצהרות שונות / צוואות / יפויי-כוח ועוד...

מדריכים אינטראקטיביים לכל אספקט של עבודת הנוטריון;

המדריך השלם לצוואה נוטריונית, שאלון לבדיקת כשירות משפטית, הכנת המשרד לביקורת נוטריונים, נסיעת קטינים לחו"ל ועוד...

מידע עדכני ותשובות לשאלות

מידע מעודכן ותשובות לשאלות נפוצות מוטמעים בתהליך העבודה.

שירות לקוחות ותמיכה שוטפת

התקשרו אלינו להתעדכן, אנחנו שמחים לשמוע מכם: 058-616-3980

סגור מסמך

ביטול אישור שגוי או נטוש

הנחיות: ביטול אישור שגוי או נטוש

שימו לב:
כאן מבטלים אישור שנרשם ביומן ושנתגלתה בו טעות,
או שהלקוח לא הגיע לאסוף אותו.
(זהו אינו אישור ביטול של מסמך נוטריוני לבקשת הלקוח)

הקליקו על ההנחיות למידע על תהליך הביטול (2 דקות):

לאישור שננטש ע"י הלקוח: משאירים אותו כמות שהוא
לאישור שגוי שנמסר ללקוח: הלקוח חייב להחזיר את האישור, ומומלץ מאוד שיחזיר גם את העותקים, אם יש
לאישור שגוי שתויק בקלסר הנוטריון: להוציאו מהקלסר

מפרידים את הנספחים מהאישורים השגויים:
1.  לפתוח את סיכות-השדכן ואת הסרט האדום ולהפריד את הנספחים מהאישורים השגויים 
2.  אם יש עותקים שגויים: להפריד מהם את הנספחים ולזרוק את העותקים
3.  לשמור את כל הנספחים בצד; הם יצורפו לאישורים המתוקנים בהמשך

מסמנים על האישורים השגויים שהם מבוטלים:
1.  להשאיר רק את המקור השגוי של הלקוח ואת המקור השגוי של הנוטריון 
2.  לסמן קרוס // על שני האישורים השגויים ולכתוב בגדול:
/ אישור שגוי ומבוטל – כל העותקים מבוטלים /

  1. מקליקים על  היומן שלי > מקליקים על מספר האישור השגוי >  מקליקים על "בטל אישור"
  2. ממלאים את טופס הביטול: זה לוקח 20 שניות! 
  3. מדפיסים את האישור ומקליקים על שמור ועדכן ביומן
    (שכר הנוטריון ביומן יתקזז בהתאם)

לאחר שהביטול נרשם ביומן, יש להקליק על כפתור המשך ביטול 
ולהמשיך לסעיף 4 (זה קצר מאוד!)

  1. לשדך לאישורים שהודפסו עכשיו את האישורים השגויים
  2. לחתום על אישורי הביטול, לשים מדבקה, חותם וחותמת
    (אין צורך בסרט אדום)
  3. לתייק את אישור הביטול בקלסר הנוטריון.
    ניתן למסור ללקוח את המקור השני של הביטול
  1. להכין אישור חדש, מתוקן, כרגיל
  2. לשנות את תאריך ההתייצבות של הלקוח לתאריך ההתייצבות המקורי
    (שנקוב באישור השגוי)
  3. להדפיס את האישור החדש ולשדך לו את הנספחים ששמרנו בצד (בשלב 2). להמשיך כרגיל, בהתאם להנחיות מימין.
נוטריונט | כניסה לנוטריון
ספר נוטריון אוטומטי
היומן שלי