ספר הנוטריון, כרטסת הנוטריון

רישום אישורי נוטריון

רישום ממוחשב

החלטת ועדת נוטריונים משנת 2005 לעניין ניהול רישום נוטריוני באמצעות מחשב

תקנה 24 לתקנות הנוטריונים, התשל"ז – 1977 מציינת "כרטסת" ו"ספר", קרי פנקס או מחברת, ולא מחשב. לכן אין לנהל את הרישומים במחשב בלבד. ניתן להיעזר במחשב במקביל וכאמצעי עזר.
אם משתמשים במחשב, יש להפיק ממנו בכל יום עותק מודפס, אותו יש לשמור בתיק או באוגדן "כרטסת הנוטריון".

יצוין, כי ניהול הנתונים בעזרת מחשב כרוך בסיכונים של אובדן מידע או של שיבושים, העלולים להיגרם עקב וירוסים למיניהם.

כל מסמכי הנוטריון (ספר, כרטסות ופנקסים) צריכים להיות זמינים ונגישים – לנוטריון וגם למבקרים ממשרד המשפטים. במקרה שהוצא צו חיפוש על פי הוראת סעיף 38 לחוק הנוטריונים, מסמכי הנוטריון צריכים להיות נגישים.


ניהול ספרים

סעיף 31 לחוק הנוטריונים

31. נוטריון ינהל ספרים בקשר למילוי תפקידו, ובהם יירשמו פעולותיו בדרך שנקבעה בתקנות.


כרטסת

סעיף 24 לתקנות הנוטריונים

24. (א) נוטריון ינהל כרטסת אלפביתית שבה יהא כרטיס לכל אדם שעשה או בשמו נעשתה פעולה בפני הנוטריון.
(ב) בכרטיס ירשום הנוטריון, לגבי כל פעולה שנעשתה על ידי האדם או בשמו, את מהות הפעולה, מועד עשייתה והמספר הסידורי של האישור הנוטריוני.
(ג)במקום הכרטסת האלפביתית, רשאי הנוטריון לנהל ספר נוטריון, ובו שורה נפרדת לכל פעולה נוטריונית שבה יירשמו הפרטים שבתקנת משנה (ב)


פנקס חשבונות

סעיף 25 לתקנות הנוטריונים

25. לענין ביצוע החוק והתקנות על פיו ינהל נוטריון רישום נפרד על הכנסותיו משכר שיקבל בעד פעולותיו כנוטריון; הוראה זו אינה גורעת מחובת הניהול של רישומים אחריםעל הכנסותיו לפי כל חיקוק


סדר כרונולגי או אלפביתי וחובת "עותק קשיח"

החלטת ועדת ביקורת נוטריונים באתר משרד המשפטים

מהוראות תקנה 24 הנ"ל עולה, כי נוטריון רשאי לנהל "ספר נוטריון" במקום "כרטסת אלפביתית". התקנה איננה מציינת אם ספר הנוטריון יהיה על פי סדר כרונולוגי או אלפביתי.
איננו מבקשים לקבוע באופן חד משמעי אם דרישת התקנה הינה כי ספר הנוטריון יהיה על פי סדר כרונולוגי או אלפביתי.
משכך, הוחלט כי לצורך עריכת ביקורת מטעם משרד המשפטים על עבודת הנוטריון לפי סעיף 33 לחוק הנוטריונים, תשל"ו-1976, ייחשב ניהול ספר נוטריון על פי סדר כרונולוגי או על פי סדר אלפביתי כממצא תקין, ובלבד שהרישום ביחס לכל פעולה יכלול את הפרטים הנדרשים על פי הוראות התקנה הנ"ל. דהיינו – לעניין הביקורת נוטריון רשאי לנהל כרטסת אלפביתית או ספר נוטריון (אלפביתי או כרונולוגי).
עוד יצויין בהקשר זה, כי חובה לנהל את הרישום בעותק "קשיח" (היינו: על נייר), קרי רישום במחשב בלבד (גם אם הוא נעשה בתוכנות שיועדו לניהול מסוג זה) אינו מקיים אחר דרישת התקנות.


רישום נפרד על הכנסות משכר נוטריון

החלטת ועדת ביקורת נוטריונים באתר משרד המשפטים

 על פי תקנה 25, נוטריון ינהל רישום נפרד על הכנסותיו משכר שיקבל בעד פעולותיו כנוטריון. יודגש, כי חובה זו חלה על הנוטריון ולא על מנהל החשבונות או רואה החשבון המטפל בענייניו הכספיים.


רישום צוואות

ר' צוואות: רישום

ראו גם: ניהול ספרים: כרטסת וספר הנוטריון