ארכיון נוטריון

ארכיון הנוטריון

תגיות:
ארכיון נוטריון

ארכיון הנוטריון

סעיף 22 לתקנות הנוטריונים

22.  (א)נוטריון ישמור בידיו לתקופה של שבע שנים עותק אחד של כל אחד מאישוריו שלו יצורף -מלבד המסמכים שעליו לצרפם לפי הוראות אחרות של תקנות אלה -עותק אחד של המסמך שלגביו ניתן האישור; היה אותו מסמך חתום על ידי אדם שניצב בפני  הנוטריון אגב מתן האישור, ייחתם גם העותק שיישמר בידי הנוטריון, עלידיאותו אדם.
(ב)נוטריון יתן תוך זמן סביר בנסיבות הענין העתק מאושר על-ידיו של עותק שעליו לשמור לפי תקנה זו, על פי בקשתו של מי שביקש לערוך את המקור, של מי שחתום עליו, של מי שהוענקו לו זכויות על פיו, של חליפיהם של אלה או של מי שמוסמך כדין לדרוש את המצאתו של המקור, ולא יתן העתק מאושר כאמור לאחר; למטרה זו רשאי הנוטריון להוציא זמנית את העותק ולערוך בו צילום מחוץ למשרדו.
(ג)נבצר מנוטריון זמנית לקיים את האמור בתקנת משנה (ב), ידאג לכך שנוטריון אחר יאשר ויתן את ההעתקים המאושרים במקומו; שר המשפטים רשאי מטעמים מיוחדים לפטור את הנוטריון מקיום הוראה זו, אם ראה שאין בידיו של הנוטריון לקיימה

דרכי הביצוע של הפעולה הנוטריונית

סעיף 18 לחוק הנוטריונים

18. שר המשפטים רשאי לקבוע בתקנות דרכים ותנאים נוספים שבהם יבצע נוטריון פעולה נוטריונית ובין השאר רשאי הוא לקבוע הוראות בדבר –
(1) בירור  כשרותו  המשפטית  של  המתייצב  לפניו  לשם  ביצוע  של  הפעולה הנוטריונית ואת היותו מבין אל נכון את משמעות הפעולה;
(2) רשומות  שעל  הנוטריון  לנהל  על  הפעולות  הנוטריוניות  שביצע,  העתקים ממסמכים שפעל בהם, שעליו להשאיר בידו, ודרכי השמירה של כל אלה ומשך זמנה

איך לשמור את המקור של הנוטריון?

סוגיה מאתר המחלקה לרישוי נוטריונים

האם העותק שנשמר אצל הנוטריון צריך להיות עותק "מקור" עם סרט +חותמת אדומה או ששמירת צילום של העותק המקורי עונה על דרישת התקנות?

תקנה 19 לתקנות הנוטריונים קובעת כי במקרה בו האישור נפרד מהמסמך, יש לחברם בסרט ובתו אדום. לא צוין כי יש לנקוט פעולה זו לגבי העותק הנשמר אצל הנוטריון.
עו"ד ונוטריון יונה דה לוי בספר דיני הנוטריון ותולדותיהם (עמ' 265), מציין כי אין חובה לשמור עותק מאוגד בסרט ובמדבקה, אלא עותק רגיל. "שמירת העתק מאוגד בסרט מהווה, לדעת המחבר "סרבול מיותר".
לכן, נראה כי אפשר לשמור את העותק הרגיל ללא מדבקה וסרט.
יש לשים לב, כי העותק שנשאר אצל הנוטריון הוא עותק מקורי ואינו צילום, אשר חתום במקור ע"י המבקש וע"י הנוטריון, מוטבע בחותם וממוספר.
עוד קודם לחתימת הלקוח בפני הנוטריון, על הנוטריון לדאוג כי יהיו מספר עותקים מקוריים שעליהם יחתום הלקוח, אשר אחד מהם נשאר אצל הנוטריון בהתאם לדרישת התקנות.

הגנה על האישורים במשרד

סוגיה מאתר המחלקה לרישוי נוטריונים

עותקי האישורים הנוטריונים נשמרים בארון בר נעילה בחדר ארכיב נעול הנמצא בביתי. האם עלי לרכוש ארון מתכת לאחסון המסמכים או שדי בסידור כאמור?

תקנה 26 לחוק הנוטריונים, תשל"ז – 1977, מחייבת נעילה בארון מתכת. תכלית התקנה לוודא כי המסמכים הנוטריונים יישמרו בצורה הטובה ביותר.
כמו כן, המחלקה לרישוי נוטריונים שמה דגש על אופן השמירה כך שהנוטריון יהיה אחראי לכך שהמסמכים לא יגנבו או יהרסו וכי הנוטריון שמר עליהם שמירה ראויה ביותר, בהתאם לתכלית התקנה.

כמה זמן מחויב נוטריון לשמור על עותקי האישורים הנוטריונים ונספחיהם?

סוגיה מאתר המחלקה לרישוי נוטריונים

כמה זמן מחויב נוטריון לשמור על עותקי האישורים הנוטריונים ונספחיהם? כיצד יש לנהוג, בכל הנוגע לעותקי האישורים, כאשר נוטריון הפסיק לעסוק כנוטריון או נפטר?

בהתאם לקבוע בתקנה 22(א) לתקנות הנוטריונים, תשל"ז – 1977 נוטריון חייב לשמור את האישורים הנוטריונים שלו במשך שבע שנים.
בנוסף, כלל 4 לכללי לשכת עורכי הדין (שמירת חומר ארכיוני במשרד עורכי דין), תשל"א – 1971 קובע כי לא יבער עורך דין חומר ארכיוני אא"כ הציע ללקוח או ליורשו לקבלו חזרה, להעתיקו או לצלמו.
כלל 5 לכללים מסייג את חובת שמירת המסמכים לגבי צוואות, והחלטת ועדת האתיקה בלשכת עורכי הדין (החלטה 199/04) קובעת כי צוואות יישמרו ללא הגבלת זמן, אא"כ הלקוח נתן הוראה אחרת.
כאשר נוטריון מפסיק לעבוד או אם הלך לעולמו, יש לדאוג כי העתקי המסמכים הנוטריונים יוצעו ללקוחות כפי שכתוב לעיל, ובנוסף ישנה אפשרות להפקיד את המסמכים בארכיון משרד המשפטים.

מדריך-כיס לנוטריון
מדריך-כיס לנוטריון | מותאם גם לנייד!
הקליקו והורידו | מהדורה 2 (2019)
מדריך עריכת צוואה
נוהל עריכת צוואה | מותאם גם לנייד!
הקליקו והורידו | מהדורה 1 (2019)

אישור נוטריון תוך 2 דקותהסטנדרט של הנוטריונים בישראל: מרוויחים יותר זמן וכסף בשעת עבודה
אישור נוטריון גוזל מכם חצי שעה? מחפשים חווית עבודה נעימה ומהירה?
2 דקות של הדגמה אישית עם התנסות מעשית: 058-6163980