ספר הנוטריון, כרטסת הנוטריון

ניהול ספרים: כרטסת וספר הנוטריון

ניהול רישום נוטריוני באמצעות מחשב

שאילתא מאתר לשכת עורכי-הדין, יולי 2005

תקנה 24 לתקנות הנוטריונים, התשל"ז – 1977 מציינת "כרטסת" ו"ספר", קרי פנקס או מחברת, ולא מחשב. לכן אין לנהל את הרישומים במחשב בלבד. ניתן להיעזר במחשב במקביל וכאמצעי עזר.
אם משתמשים במחשב, יש להפיק ממנו בכל יום עותק מודפס, אותו יש לשמור בתיק או באוגדן "כרטסת הנוטריון".
יצוין, כי ניהול הנתונים בעזרת מחשב כרוך בסיכונים של אובדן מידע או של שיבושים, העלולים להיגרם עקב וירוסים למיניהם.
כל מסמכי הנוטריון (ספר, כרטסות ופנקסים) צריכים להיות זמינים ונגישים – לנוטריון וגם למבקרים ממשרד המשפטים. במקרה שהוצא צו חיפוש על פי הוראת סעיף 38 לחוק הנוטריונים, מסמכי הנוטריון צריכים להיות נגישים.

למידע נוסף צפו בסרטון ההדגמה על יומן אישורי נוטריון של נוטריונט


ניהול ספרים

סעיף 31 לחוק הנוטריונים

31. נוטריון ינהל ספרים בקשר למילוי תפקידו, ובהם יירשמו פעולותיו בדרך שנקבעה בתקנות.


כרטסת ופנקס חשבונות

סעיפים 24, 25, 26(ג) לתקנות הנוטריונים

24. (א) נוטריון ינהל כרטסת אלפביתית שבה יהא כרטיס לכל אדם שעשה או בשמו נעשתה פעולה בפני הנוטריון.
(ב) בכרטיס ירשום הנוטריון, לגבי כל פעולה שנעשתה על ידי האדם או בשמו, את מהות הפעולה, מועד עשייתה והמספר הסידורי של האישור הנוטריוני.
(ג) במקום הכרטסת האלפביתית, רשאי הנוטריון לנהל ספר נוטריון, ובו שורה נפרדת לכל פעולה נוטריונית שבה יירשמו הפרטים שבתקנת משנה (ב).

25. לענין ביצוע החוק והתקנות על פיו ינהל נוטריון רישום נפרד על הכנסותיו משכר שיקבל בעד פעולותיו כנוטריון; הוראה זו אינה גורעת מחובת הניהול של רישומים אחרים על הכנסותיו לפי כל חיקוק.

26. (ג) נוטריון ינהל פנקס ובו ירשום כל פנקס, כרטסת או חלק מהם וכן כל מסמך שהוצאו ממשרדו, את בית המשפט, הרשות או האדם האחר שלהם נמסרו, את מספר התיק של בית המשפט או של הרשות כאמור, את מועד מסירתם ואת מועד החזרתם..


כרטסת אלפאביתית או ספר נוטריון? 

הבהרות בנושא עבודה הנוטריון באתר משרד המשפטים, 2008

מהוראות תקנה 24 עולה, כי נוטריון רשאי לנהל "ספר נוטריון" במקום "כרטסת אלפביתית".
התקנה איננה מציינת אם ספר הנוטריון יהיה על פי סדר כרונולוגי או אלפביתי.
איננו מבקשים לקבוע באופן חד משמעי אם דרישת התקנה הינה כי ספר הנוטריון יהיה על פי סדר כרונולוגי או אלפביתי.
משכך, הוחלט כי לצורך עריכת ביקורת מטעם משרד המשפטים על עבודת הנוטריון לפי סעיף 33 לחוק הנוטריונים, תשל"ו-1976, ייחשב ניהול ספר נוטריון על פי סדר כרונולוגי או על פי סדר אלפביתי כממצא תקין, ובלבד שהרישום ביחס לכל פעולה יכלול את הפרטים הנדרשים על פי הוראות התקנה הנ"ל. דהיינו – לעניין הביקורת נוטריון רשאי לנהל כרטסת אלפביתית או ספר נוטריון (אלפביתי או כרונולוגי).
עוד יצויין בהקשר זה, כי חובה לנהל את הרישום בעותק "קשיח" (היינו: על נייר), קרי רישום במחשב בלבד (גם אם הוא נעשה בתוכנות שיועדו לניהול מסוג זה) אינו מקיים אחר דרישת התקנות.


ראו גם: רישום אישורי נוטריון